Come scrivere una lettera formale in inglese ad un’azienda

 

Come scrivere lettera formale in inglese, con l’email

scrivere lettera formale in inglese
Scrivere una lettera informale in inglese è importante per mantenere un buona comunicazione con il mondo di lingua anglofona.

Hai bisogno di scrivere una lettera formale in inglese per la tua azienda?Non conosci le le formule per scrivere una lettera formale in inglese ?Allora questa guida fa al caso tuo. Se preferisci puoi scaricare l’intera guida Come scrivere email in inglese gratis con maggiori approfondimenti. E senza nessun tipo di registrazione.Per ogni dubbio o maggiore informazioni usa il modulo informazioni alla fine dell’articolo.Scrivere un mail formale in inglese ad un’azienda è molto importante nella comunicazione digitale. Sempre più spesso le care vecchie lettere commerciali in inglese sono state sostituite da questo novo modo di comunicare. Questo accade soprattutto nella comunicazione professionale. Infatti, le email permettono una comunicazione immediata tra le aziende. E questo ha ridotto di molto i tempi di consegna del messaggio da una parte all’altra del mondo. Le motivazioni per scrivere questo tipo di email possono essere molteplici. Non solo professionali ma anche di studio. Magari hai intenzione di far fare l’Erasmus hai tuoi figli. Oppure hai bisogno di formule per scrivere una lettera formale in inglese. Hai bisogno di una lettera di presentazione in inglese di autocandidatura. Oppure cerchi lavoro come cameriere e cerchi un tutorial per la lettera di presentazione in inglese per cameriere.

Questa semplice guida ti darà gli strumenti base su come si scrive in inglese questo tipo di documento. La scrittura di questa lettera elettronica in inglese non si discosta troppo dalla stesura di una email commerciale in italiano. Ci saranno solo piccole differenze dettate dalla diversa cultura anglosassone. Ti consiglio fin da subito di avere piccole nozioni su come scrivere una lettera formale in italiano. Questo per capire la struttura di questa lettera che è molto simile all’italiano per poi giungere alla traduzione italiano inglese corretta. Ti consiglio di scrivere delle email che mettono a proprio agio l’interlocutore. Non facendolo avrai scarse possibilità che esso ti risponda.

Come iniziare una lettera formale in inglese, la struttura

Per scrivere un email efficace non è necessario solo conoscere le varie formule linguistiche. E’ molto importante conoscere la struttura dell’email.Una lettera o email è composta sempre da 4 elementi:

  • Oggetto
  • Introduzione
  • Corpo
  • Conclusione

Oggetto (Subject)

L’oggetto della mail deve essere comprensibile, coinciso e formale. La persona che la legge deve essere in grado di comprendere da subito quale sia il contenuto primario della email.

Introduzione (Introduction)

La prima cosa da fare nello scrivere una lettera formale in inglese è presentarsi. Per spiegare nella maniera più breve possibile lo scopo della nostra email.Si può iniziare ad esempio con “My name is….” seguito dal nome completo. Da ricordare, che di solito non si usa il presente semplice ma il present continuos.Inserisco alcune espressioni utili per l’introduzione:[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I am writing in reply to your e-mail regarding your…… : Scrivo in risposta a una vostra e-mail in merito [/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appoitnment for 10.30 am on Monday, 8 March: Dopo la nostra conversazione, sono lieto di confermare il nostro appuntamento alle 9.30 del mattino di lunedì 8 Marzo. [/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I am contacting you to……: Mi metto in contatto con voi per…..[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]We should like to remind you that: Le ricordiamo che…. [/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I should like to apply for the job of: Vorrei fare domanda per la posizione di: [/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I reply to your advertisement for… : In risposta al suo annuncio riguardo…..[/quote]

Corpo della lettera (Body)

Anche per il body è consigliabile usare delle frasi brevi suddivise in più paragrafi. I paragrafi devono avere una lunghezza di 5 righe. Tieni a mente, che una email non deve rappresentare la tua biografia. E’ sempre meglio rendere facile la vita del lettore. Se la lettera è troppo lunga e tediosa si tende ad abbandonarla e cestinarla.Il vocabolario deve essere il più semplice possibile. Quando si scrive in un’altra lingua è consigliabile usare strutture linguistiche e vocaboli che si conoscono da tempo. Per evitare di commettere gravi errori non usare usare acronimi oppure abbreviazioni, almeno che non si scriva un inglese molto formale.Ti indico alcune formule che ti possono aiutare:[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Sorry to hear about…. : Mi dispiace sapere che….[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]We are able to confirm that: Le confermiamo che…..[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Please, could you…. ? : Potrebbe, per favore…. ?[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Can I have…. ? : Potrei ? [/quote]

Conclusione (“Conclusion)

Anche come concludere una lettera formale in inglese è altrettanto importante. Ecco alcune espressioni utili per concludere un email o lettera formale in inglese:[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thanks for your attention: Grazie per la vostra attenzione[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thank for your help: Grazie per il suo saluto[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Please let me kmow if you have any questions or concerns: Per favore fatemi sapere se avete domande o dubbi.[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I look forward to hearing from you: Aspetto un vostra risposta. [/quote

Saluti di chiusura

[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Regards: Saluti[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Best regards o Kind regards: Cordialmente[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Cheers: letteralmente “salute” ma è da evitare in una lettera formale. Viene usato in lettere informali quando ci si conosce da diverso tempo o siamo amici da tempo.[/quote]Analizziamo singolarmente i singoli passaggi per scrivere una lettera formale o email in inglese

Primo passaggio: si inizia con un saluto

Qualsiasi email deve iniziare necessariamente con un saluto, come per esempio “Dear Andrew”. Naturalmente il tipo di saluto sarà diverso a seconda del livello di conoscenza della persona a cui è rivolto. Se ti rivolgete ad una persona di sesso femminile il saluto sarà “Dear Mrs Brown”.Se il tuo livello di conoscenza con la persona con cui interloquisci è confidenziale un’altra forma indicata di saluto è “Hi Beth”Se hai necessità di scrivere ad una persona o un gruppo particolare si può usare questo tipo di costruzione “To Whom it may concern”.

Secondo passaggio: ringrazia sempre il destinatario

Un potenziale cliente ti ha spedito una email perché è interessato a conoscere di cosa si occupa la tua azienda. Questa è un email molto importante da scrive con cura. Potresti chiudere anche un contratto. Ma cosa si deve fare in questo caso ?Scrivi al tuo potenziale cliente una email con una frase di ringraziamento. Se la persona ti ha chiesto di cosa si occupi la tua attività puoi scrivere: [quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thank you for contacting (nome dell’attività professionale)[/quote]Quando riceverai la risposta alla tua email usa queste due espressioni: [quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thank you for you prompt reply .[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thanks for getting back to me [/quote]Ogni tipo di espressione usata per il ringraziamento ha l’obbiettivo di mettere a proprio agio il tuo interlocutore. Per di più, ti renderà una persona molto educata.

Terzo passaggio: dichiara sempre il tuo scopo

Se la tua email non appartiene alle email di ringraziamento ma invece è un email in inglese di inizio collaborazione con un azienda devi dichiarare il tuo intento. Si possono usare varie strutture fra cui:[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I am writing in reference to……[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]I am writing to enquire about……[/quote]In questa fase è di vitale importanza dichiarare le tue intenzioni. Per poi instaurare una relazione per sviluppare l’argomento della conversazione. Nelle lettere/email commerciali è essenziale prestare molta attenzione alla grammatica, spelling e punteggiatura.

Quarto passaggio: note di chiusura

Prima di concludere la tua email è sempre bene ringraziare ancora una volta chi leggerà l’email. Usa sempre delle frasi di chiusura di cortesia:[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thank you for your consideration[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Thank you[/quote]Evitare di usare espressioni come:[quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””]Best wishes[/quote][quote author=”” animation_delay=”0″ animate=””][/quote]

Ultimi consigli

Nell’articolo ti ho dato le strutture basi per scrivere una email in inglese . Ma sei davvero pronto a scriverla oppure hai bisogno di un piccolo ripasso e qualche nozione in più ?Ho preparato questo schema proprio per questa occasione:

  1. Nell’oggetto dell’email fai capire fin da subito il contenuto del messaggio. Infatti, dopo aver letto l’oggetto, il destinatario deve capire immediatamente di cosa si sta parlando. Forse una candidatura di lavoro, una richiesta di informazioni, un reclamo o altro?
  2. Usare “Dear Sir / Dear Madam” se non conosci il nome del destinatario. Quando parli a qualcuno per la prima volta usa una delle espressioni sopra menzionate. Sono formule di cortesia (formule d’apertura) da usare all’inizio della email. Consente di iniziare fin da subito con il tono giusto. Invece, se il destinatario è una tua conoscenza si possono usare le semplici espressioni “Dear Mr / Dear Mrs Ruth”.
  3. Evitare le contrazioni. È meglio scrivere do not e no don’t. Lo stesso si può dire per le abbreviazioni. Ma esiste un’eccezione alla regola. Nel business si usa molto l’abbreviazione “ASAP” che sta per “as soon as possible (il più presto possibile) anche se non è la massima forma di formalità.
  4. Non dilungarti troppo nell’introduzione. Ogni qualvolta che si conosce una persona nuova c’è sempre la tentazione ad andare oltre alle spiegazioni necessarie. Questo accade soprattutto quando la nuova persona è qualcuno d’importante. Oppure una persona da cui ci aspettiamo qualcosa. Comunque tu la vedi, una semplice e breve frase è più che sufficiente per dire chi se, di cosa ti occupi e perché stai scrivendo. Per l’introduzione sei questa semplice regola: Chi sei ?, Di cosa ti occupi ?, Perché gli stai scrivendo ?
  5. Scrivi frasi e paragrafi brevi. Immagina che ti arrivi una email chilometrica. La leggeresti o la cestineresti. Sicuramente la cestineresti. A nessuno piace vedere una muraglia di frasi che alla fine sono inconcludenti. Perché sono degli elementi non necessari per far funzionare l’email. E’ meglio andare subito al punto. Chi leggerà l’email sarà molto impegnato e non vuole sprecare il suo tempo per una email autobiografica. Se la lettera o email è lunga più di 3 paragrafi ci sono elementi da tagliare.
  6. Ringrazia il destinatario per aver speso il suo tempo per te. Questo non significa che è necessario scusarsi. Incominciare una conversazione con un’espressione di questo tipo “Sorry to bother you” trasmette al lettore un tono negativo e rammaricato. Un leale “Thank you for taking the time to read this letter” è un modo cordiale e positivo per iniziare la comunicazione.
  7. Concludi in modo conveniente. Usa “Yours sincerely” se hai iniziato l’email con “Dear Mr / Dear Ms” e “Yours faithfully” se hai iniziato con “Dear Sir / Dear Madam”.

Le ultime due espressioni sono usate per amici e conoscenti.

Come scrivere indirizzo in inglese

Questo paragrafo è utile sia per le lettere formali o le email formali. Ti indicherò il modo di scrivere l’indirizzo in inglese a seconda del paese anglofono. Ho suddiviso il modo di compilare gli indirizzi a seconda del paese.[info animation_delay=”0″ animate=””]Formato indirizzo Americano[/info]

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città ed abbreviazione dello stato
  5. codice postale.

Esempio:Mr J.R SmithSmool & Smool Corp.270 Silverback DriveCalifornia Springs CA 92926[separator color=”#cdcdcd” margin_top=”40″ margin_bottom=”40″ style=”single”][info animation_delay=”0″ animate=””]Formato indirizzo britannico ed irlandese[/info]

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia.
  6. codice postale

Esempio:Mr. Andrew WilliamsWilliam’s Red Pub8 Crossfield RoadSelly OakBirminghamWest MidlandsB29 1WQ[separator color=”#cdcdcd” margin_top=”40″ margin_bottom=”40″ style=”single”][info animation_delay=”0″ animate=””]Formato indirizzo canadese[/info]

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia.
  6. codice postale

Esempio:Tomas Wallace CEOBlue Steel Corp.211 Mountain RiseAntogonish NS B2G 5T8[separator color=”#cdcdcd” margin_top=”40″ margin_bottom=”40″ style=”single”][info animation_delay=”0″ animate=””]Formato indirizzo australiano[/info]

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia.
  6. codice postale

Esempio:Mrs Sara BrownRed Pub678 King StreetWest EndWellington 0680[separator color=”#cdcdcd” margin_top=”40″ margin_bottom=”40″ style=”single”][info animation_delay=”0″ animate=””]Formato indirizzo australiano[/info]

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. distretto
  5. città
  6. codice postale

Esempio:Mrs. Sally TaylorBig Menu Corp.344 King StreetWest EndWellington 0680[separator color=”#cdcdcd” margin_top=”40″ margin_bottom=”40″ style=”single”]Rileggi sempre la tue email per verificare la grammatica, lo spelling e la punteggiatura. Quando sei certo che tutto è corretto premi invio. Complimenti hai creato la tua prima email in inglese. Non è stato cosi difficile come credevi.[notice animation_delay=”0″ animate=””]Hai bisogno di altre informazioni ?[/notice]

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Come scrivere lettera formale in inglese, una guida pratica – di Andrea Barbieri – BTF Traduzioni SEO Sviluppo Web,November 13, 2017

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About andrea barbieri

Ciao mi chiamo Andrea Barbieri e sono il titolare dello studio BTF. Programmatore, SEO Specialist, traduttore di documenti tecnici e scientifici. Lo studio si occupa di progettazione e realizzazione siti internet. Inoltre, offriamo un servizio di traduzioni professionali e localizzazione di siti web in Inglese, Francese, Tedesco, Spagnolo ed Italiano. All'interno del blog sono pubblicati periodicamente tutorial di Web Marketing, SEO, linguaggi di programmazione e molto altro.